8 เคล็ดลับ เลือกซื้อโปรแกรมเงินเดือนอย่างไรไม่ให้โดนหลอก

พวกเราเหล่า HR ต่างก็รู้ดีใช่มั้ยครับว่า หนึ่งในงานที่สำคัญไม่แพ้งานอื่นของพวกเราคือ งานเงินเดือน หรือ Payroll นั่นเอง หลายครั้งที่เรามองหาโปรแกรมสำหรับคิดเงินเดือนมาใช้งาน บางท่านสามารถเข้าใจระบบและทำงานได้ดี แต่ผมเชื่อว่าหลายท่านที่เคยซื้อมาแล้วกลับใช้งานไม่ได้ ไม่เข้าใจระบบ ฝ่ายบริการไม่โอเค มองไปทางไหนมืดแปดด้านไปหมด วันนี้ผมในฐานะคนเคยเป็นทั้ง HR และฝ่าย Support โปรแกรมเงินเดือนมาก่อน จึงขอนำเคล็ดลับในการเลือกซื้อโปรแกรมเงินเดือนแบบที่จะทำให้โดนหลอกน้อยที่สุดมาฝากครับ

"

8 เคล็ดลับ เลือกซื้อโปรแกรมเงินเดือนอย่างไรไม่ให้โดนหลอก

"

1.เตรียมเงื่อนไขเงินได้และเงินหักของกิจการ

อย่าเพิ่งสงสัยนะครับว่า เอ๊ะ!! ทำไมต้องเตรียมเงื่อนไข ทั้งๆ ที่ยังไม่ได้ซื้อโปรแกรมเลย ผมขอบอกจากประสบการณ์จริงเลยนะครับ สิ่งที่พวกเราหลายคนพลาดบ่อย ก็เรื่องเงื่อนไขนี่แหละครับ เพราะว่าซื้อมาแล้วโปรแกรมกลับทำตามเงื่อนไขของกิจการไม่ได้ สุดท้ายซื้อโปรแกรมมาก็สูญปล่าว ทีนี้มาดูกันว่าเตรียมเงื่อนไขไว้ทำอะไรครับ

เมื่อพนักงานขายพรีเซ็นท์สินค้าจบ เราก็นำเงื่อนไขที่เตรียมไว้มาสอบถามครับ เช่น โปรแกรมคิดเบี้ยขยันอัตราก้าวหน้าได้มั้ย คำนวณสายหักโอทีได้หรือไม่ เป็นต้นครับ ถ้าจะให้ดีทำเป็น Check List เอาไว้เพื่อติ๊กตัวเลือกลงไปว่าทำได้หรือไม่ได้ แบบนี้ซื้อโปรแกรมมาไม่มีหลุดเงื่อนไขแน่นอนครับ

2.เตรียมรูปแบบรายงานที่ต้องการใช้งาน

รายงานก็เป็นส่วนสำคัญอีกอย่างหนึ่งครับ บางบริษัทใช้รายงานในรูปแบบ Excel บางบริษัทใช้รูปแบบ PDF บางที่ปริ้นออกมาส่งผู้บริหาร สิ่งเหล่านี้ก็ต้องเตรียมและสอบถามพนักงานขายให้ละเอียดว่าทำได้ตามรูปแบบที่เราต้องการหรือไม่ครับ

ส่วนถัดมาก็คือหัวข้อรายงานครับ เป็นปัญหากันมากๆ บางโปรแกรมไม่สามารถแก้ไขหัวข้อรายงานตามที่เราต้องการได้นะครับต้องเสียเงินเพิ่ม บางโปรแกรมก็สามารถแก้ไขเองได้เลย เช่น เปลี่ยนจากหักอื่นๆ เป็น หักค่าชุดฟอร์ม เปลี่ยนจากเงินได้อื่น เป็น ค่าตำแหน่ง เป็นต้น จริงๆแล้วโปรแกรมเค้ามีหัวข้อมาตรฐานไว้ให้ แต่เชื่อผมเถอะครับว่า ไม่เคยตรงกับความต้องการของที่ไหนเลย ต้องแก้ไขกันทั้งนั้นครับ

3.เงื่อนไขที่ได้รับตามแพ็คเกจโปรแกรมที่เราต้องการซื้อ

สิ่งที่ผมกำลังพูดถึงในข้อนี้ก็คือ เมื่อซื้อโปรแกรมมาแล้ว ในแพ็คเกจมีอะไรให้เราบ้าง เช่น มีอบรมกี่ครั้ง มี Onsite กี่ครั้ง ยิ่งซื้อโปรแกรมระบบใหญ่เท่าไร สองอย่างนี้ก็ต้องเพิ่มมากขึ้นเท่าที่เราคิดว่าจะสามารถใช้โปรแกรมได้โดยไม่ต้องพึ่งเจ้าของโปรแกรมครับ

และอย่าลืมเรื่องการโทรสอบถาม,การ Remote เพื่อแก้ไขปัญหาด้วยนะครับ บางโปรแกรมการ Remote แก้ไขปัญหา อาจถูกนำมาตัดจำนวนครั้ง Onsite ด้วย อันนี้ระวังให้ดีครับจะเสีย Onsite ฟรีๆ เอาได้ หลายคนไม่ได้ใส่ใจเรื่องนี้กันสักเท่าไรครับ เพราะคิดว่าซื้อมาแล้วเค้าก็ต้องบริการเราสิ!! ผมขอเตือนว่าอย่าเชื่อในสิ่งที่คิดนะครับ เพราะถึงเวลานั้นเค้าก็พร้อมที่จะคิดเงินเราได้เช่นกัน “ไม่ใช่ถูกๆ นะครับ”

4.เงื่อนไขการบริการหลังการขายที่ได้รับ

ส่วนนี้ผมขอพูดถึงการติดตั้งโปรแกรมครับ ถามพนักงานขายให้ชัดๆ นะครับว่า ฟรีติดตั้งหรือไม่ ถ้าจะให้ดีควรมีเจ้าหน้าที่ไอทีคอยดูวิธีติดตั้งไว้ด้วยนะครับ เพราะหลังจากที่เค้าติดตั้งให้เราเสร็จแล้ว ถ้าเราต้องการติดตั้งเพิ่มแต่ไม่สามารถทำเองได้ บางโปรแกรมต้องให้เค้า Remote ติดตั้งให้ (เสีย Onsite นะครับ) บางคนอาจมองว่า ก็แค่การติดตั้งโปรแกรม ก็ใช่ครับผมไม่เถียง ถ้าแค่ติดตั้งแล้วใช้ได้ ใครหลายๆ คนที่ผมรู้จักก็ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการติดตั้งเพิ่มกันหรอกครับ

โดยปกติในวันติดตั้งเค้าจะมีเจ้าหน้าที่ Support มาสอนการใช้งานในเบื้องต้นด้วย ดังนั้นอย่าละเลยที่จะใช้ประโยชน์จากตรงนี้ให้มากที่สุดครับเช่น การตั้งค่าต่างๆ ในเบื้องต้นและส่งมอบเงื่อนไขให้เจ้าหน้าที่ เพื่อให้เค้านำกลับไปตั้งค่าให้เรียบร้อย เพื่อให้พร้อมกับการใช้งานครับ หรือจะให้ดี อาจส่งมอบเงื่อนไขให้พนักงานขายตั้งแต่แรกตอนตัดสินใจซื้อโปรแกรมก็ได้ครับ เพราะเมื่อเจ้าหน้าที่มาติดตั้งและสอนใช้งานเบื้องต้น ก็สามารถใช้เงื่อนไขของเราจริงได้เลย

5.เช็คราคาค่าอบรมและบริการ Onsite เพิ่มเติมจากที่ได้รับ

ข้อนี้เราต้องถามเผื่อไว้ก่อนเลยนะครับ เพราะถ้าการอบรมและ Onsite ตามแพ็คเกจที่ได้มาหมดไป แต่เรายังไม่สามารถใช้งานโปรแกรมได้ หรือกรณีที่คนทำเงินเดือนลาออก เราอาจต้องพึ่งเจ้าของโปรแกรมอีกครั้งแล้วละครับ ดังนั้นผมจึงแนะนำให้สอบถามราคาไว้เพื่อประกอบการตัดสินใจซื้อโปรแกรมด้วยครับ

6.เช็คราคากรณีต้องการเขียนเงื่อนไขเพิ่มเติม

เงื่อนไขเพิ่มเติมในที่นี้คือเงื่อนไขนอกเหนือจากที่ได้รับตามแพ็คเกจนะครับ เช่น ต้องการเขียนรายงานตามรูปแบบที่เราต้องการ คิดราคาเท่าไร ถ้าดูแล้วคิดว่าเราต้องเขียนเพิ่มแน่ๆ ผมแนะนำให้ลองขอกับเจ้าหน้าที่ขายตั้งแต่แรกก่อนว่าทำให้ฟรีได้มั้ย(ต่อลองดูครับ) ฝ่ายขายบางคนใจดีนะครับ เราอาจได้ของแถมมาฟรีๆครับ

7.สอบถามแนวทางในการอบรมและวางระบบ

หลายครั้งที่ผมต้องไปติดตั้งและวางระบบให้ลูกค้าผมจะใช้วิธีประมาณนี้ ลองนำไปปรับใช้ดูนะครับ

ข้อหนึ่ง หลังจากติดตั้งโปรแกรมแล้วให้ลูกค้าหาวันที่สะดวกเข้าไปอบรมเพื่อปูพื้นฐานก่อน

ข้อสอง ผมจะนัด Onsite ครั้งที่ 1 เพื่อพาลูกค้าขึ้นระบบแรกก่อน และให้ใช้งานจริงไปสักระยะครับ ประมาณ 1 เดือน เพื่อให้เกิดความชำนาญในการใช้งานครับ

ข้อสาม ผมนัด Onsite ครั้งที่ 2 เพื่อพาลูกค้าขึ้นระบบที่สอง และปล่อยให้ใช้งานจริงไปอีกระยะหนึ่ง แบบนี้ไปเรื่อยๆ ครับ

ข้อแนะนำ!! ไม่ควรเรียนรู้โปรแกรมทีเดียวให้ครบทุกฟังชั่นการใช้งาน เพราะจะทำให้จับต้นชนปลายไม่ถูก ควรจะเรียนรู้ไปทีละระบบ หรือ ทีละหัวข้อ และลองทดสอบไปด้วย ยังงัยก็ใช้งานได้แน่นอนครับ

   8.ตัดสินใจเลือกราคาที่เหมาะสมกับเงื่อนไขของกิจการ

จากประสบการณ์ที่ผมเคยเจอมาบ้างในเรื่องการตัดสินใจเลือกราคาที่เหมาะสม ก็เห็นจะเป็นสองเรื่องนี้ครับ ข้อหนึ่ง ตัดสินใจซื้อในราคาที่ถูกไว้ก่อน พอซื้อมาแล้วโปรแกรมทำงานได้ไม่ครบตามเงื่อนไข ต้องซื้อเพิ่มในราคาที่แพงกว่าเดิมอีกนะครับ ข้อสอง ซื้อระบบใหญ่ไว้ก่อนซึ่งราคาก็ต้องแพงตามไปด้วย แต่นำมาใช้งานจริง แค่เพียงเสี้ยวของโปรแกรม อันนี้ก็ไม่เหมาะสมเท่าไรนะครับ

ถ้าทำตามข้อ 1 ถึงข้อ 7 แล้วผมคิดว่าหลายท่านคงพอตัดสินใจได้แล้วครับว่าจะเลือกซื้อโปรแกรมในระดับใด ราคาเท่าไรที่เหมาะสมกับเงื่อนไขกิจการของเราครับ

ข้อมูลทั้ง 8 ข้อข้างต้นนี้จากประสบการณ์ของผมเองคิดว่าเป็นสิ่งสำคัญ พอที่จะวัดผลได้ทันทีว่า ระบบเงินเดือนที่เราต้องการซื้อ ตอบโจทย์และเข้ากับเงื่อนไขของกิจการหรือไม่ แผนการทำงานคร่าวๆที่ทีมงานขายและฝ่าย Support ให้เรานั้นมีความเป็นไปได้เพียงใด ราคาเหมาะสมหรือไม่ และอย่าลืมตรวจสอบเงื่อนไขการขายก่อนสั่งซื้อให้ดี เดี๋ยวอาจถูกเอาเปรียบในภายหลังด้วยนะครับ

ลุ๊ค@ME

1.